各单位：

为确保2025年度形成的各类材料及时、完整地收集归档，便于日后查考利用，档案馆现开展2025年度文件材料的归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

（一）学校2025年1月1日至12月31日在教学、科研、管理和其他各项工作、活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括文件、报表、图表、声像、实物、电子档案等不同形式、载体的材料。主要包括：

1.上级机关下发的与学校有直接关系并需贯彻执行的文件材料。

2.校党委与行政发文、会议记录、会议纪要、工作总结、工作计划及各单位制发的文件、通知、及年度工作总结与工作计划等。

3.学校单位以学校名义与外部单位签订的协议、合同等。

4.学校单位的各种年度报表及统计数据，包括：基层报表、科研成果、招生录取、基本建设情况、财务各种报表等。

5.学校的各种出版物，包括：学报、校报、工作简报及动态、各单位印制的各种册子等。

6.学校举办重大活动和应对突发事件所形成的材料，包括党代会、教代会及工会会员代表大会、运动会、开学典礼、毕业典礼、外事活动等。

7.学校各类检查评估的相关材料。

8.以学校名义获得的厅级以上证书、奖牌、奖杯、锦旗、重要题词以及校际交流中获赠的具有保存价值的实物等应随相关纸质文件同时归档。

9.往年产生的应归未归的文件材料。

各单位具体归档范围详见附件《各单位应归材料确认表》

二、归档要求

1.各单位档案工作主管领导要切实加强对本单位归档工作的领导，督促兼职档案员和相关人员做好归档工作；兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2.各单位对照确认表如数整理，若产生文件材料，在下面划“√”，若不产生该条目材料，可以在“是否产生该材料”一栏后划“×”，原始表格请勿做改动；如果有一些未列出的材料，可以在表格下面追加表格，并在序号栏注明“追加”，而不用续写序号。

3、归档的材料应提供原件，凡不符合整理规范文件材料，须按要求进行整改后向档案馆移交，移送的文件材料要求字迹清楚、用纸规范。

4、移交时须出具一式两份的移交目录，经接收人员核实无误后，双方签字各留一份。同时将领导和兼职档案员签字后的《确认表》一并交档案馆。

5、请各部门于4月30日前将材料移交至档案馆三楼。

6、在归档过程中，如有问题请随时与档案馆工作人员联系，联系电话：88597037，小号8503。

档案馆

2026.3.23